Artikkelit

Heikki Martela 28.04.2015 Heikki Martela

Toimistot ovat tulevaisuuden ongelmajätettä

Vuonna 2014 pääkaupunkiseudun toimitiloista oli täysin tyhjillään noin 1,1 miljoonaa neliötä, eli 12,5 % kaikesta toimitilasta. Määrä kasvoi Catellan tilaston mukaan kolmanneksella edellisvuodesta. Taloudellinen taantuma ei paranna lukuja tänäkään vuonna, vaan tiloja tyhjenee joka päivä. Vaikka 1,1 miljoonaa neliötä on valtava määrä – noin 150 jalkapallokenttää – se ei kuitenkaan anna todellista kuvaa tilanteen karuudesta, koska vuokratutkin toimistot ovat vajaakäytössä.

Tutkittaessa toimitilojen todellisia käyttöasteita huomataan, että työpisteet ovat todellisuudessa tyhjillään yli puolet ajasta. Yrityksissä on taipumus kuvitella työpisteiden olevan ahkerammassa käytössä kuin ne todellisuudessa ovat. Tietotyö on mahdollistanut etätyön, läppäri kulkee mukana liikennevälineissä, asiakkaalla projektityössä jne. Ja kun tietotyöläinen on omalla toimistolla, hän on palavereissa, lounaalla, kahvitauolla, kollegan työpisteellä jne.

Työpisteiden lisäksi neuvottelutilat ovat turhia tilasyöppöjä. Niiden käyttöaste on tutkimusten mukaan noin 40 %. Käyttöastetta pienentää esimerkiksi se, että kun palaveri peruuntuu, tilavarausta ei vapauteta. Toisaalta sopiville ryhmätyötiloille ei ole paikkaa tai täydellistä keskittymistä vaativaa työtä ei saa tehtyä missään rauhassa.

Karkealla matematiikalla laskettuna ollaan siinä tilanteessa, että kaikista toimitiloista hyötykäytössä on alle puolet.

Lisätään yhtälöön vielä tulevaisuuden näkymät: Yritykset ovat jo havahtuneet nykyaikaiseen tarvepohjaiseen toimitilasuunnitteluun. Kun perinteinen toimistotyö on muuttunut, työnantajat ja työntekijät haluavat perustellusti muutoksia työympäristöihin. Koppikonttorit vaihtuivat avokonttoreiksi ja nyt edelläkävijäyritykset toteuttavat monitilatoimistoja, joissa työn tekemisen tavat määrittävät tilojen käyttöä.  Taloudellisesti haastavina aikoina monitilatoimistoon siirtyminen tuottaa yritykselle selkeitä hyötyjä paitsi toimitilan kokonaiskustannuksissa myös henkilöstöä sitouttavana muutosjohtamisen välineenä.

Vaikka muutosdriverina ovatkin usein olleet paremmat tehokkuusluvut, lopputulos vaikuttaa olevan kaikilla mittareilla parempi. Kun työympäristö toteutetaan työntekijän tarpeiden mukaan, viihtyvyys ja tuottavuus parantuvat. Samalla on voitu säästää yritysten toiseksi suurimmasta kustannuksesta – tiloista – merkittäviä summia. Kun fiksummalla tilasuunnittelulla voidaan säästää jopa 50 % tarvittavasta tilasta ja silti luoda viihtyisämpi työympäristö, herää kysymys: olisiko aika pohtia toimitilarakentamista aivan uudesta näkökulmasta? Tuotammeko vain toimitilasaastaa, joka autioittaa ympäristömme?

On kuitenkin hyvä muistaa, että tutkimukset puoltavat sitä, että toimisto on edelleen tarpeellinen. On oltava paikkoja, jotka luovat kohtaamisille ja erilaisille työtehtäville parhaat puitteet. Mutta jos tilaa on liikaa, se tulee käyttää resurssiviisaasti johonkin muuhun. Onko tulevaisuuden toimitiloissa sitten asuntoja, enemmän julkisen sektorin toimintoja, startup-yrityksiä halvalla vuokralla tai jotain aivan muuta, jää nähtäväksi. Mutta nyt on aika perata ne mahdollisuudet, joilla vähemmän on tulevaisuudessa enemmän myös toimitilamarkkinassa.

Heikki Martela

Kirjoittaja on Martela Oyj:n toimitusjohtaja.

, , , ,